学生工作

北京大学信息科学技术学院毕业生档案管理办法

第一章 总则

第一条    为了规范毕业生档案归集、转送的流程,保证毕业生档案完整、安全的归集和转送,特制订本管理办法。

第二条    本办法所指毕业生档案一般包括学籍材料、毕业生登记表、体检表、奖励材料、党员材料和就业报到证等。

第二章 档案的交接与存放

第三条    进入毕业生档案交接阶段后,校就业指导中心、院教务、学工、党委等各部门会陆续将毕业生的各类档案转至院就业办公室。院就业办公室应出具档案管理清单,在清单中注明档案所含材料的名称和数量,经交接人签字后留存就业办公室备案。

第四条    由就业办公室通知学院各毕业班班长前来领取各班同学毕业生登记表等有关材料;各班班长在领取时应登记备案,注明领取材料的名称和数量;

第五条    院就业办公室在接受交付档案后应妥善保管。毕业生本人在说明相关理由并经登记备案后才可借取。

第三章 档案的归集

第六条    在学校有关部门移送完毕相关档案后,学院就业办公室应及时组织有关人员整理档案。

学院就业办公室在指定的时间和地点按照指定顺序整理所有同学的材料,并审查每位同学的入档材料是否齐全,是否有损毁情况,不齐全的应当及时登记备案、查清原因,将所缺材料归集完整。

第四章 档案的转递

第七条    档案的转递地址应以调档函、毕业生提供的《就业协议书》中的转档地址等有效的书面材料为依据。

第八条    在整理档案结束后,院学生就业办公室应当配合学校人事档案办公室,提供本届毕业生档案转寄地址,协助及时转递档案。

第五章 有关责任

第九条    在学校内部各个阶段所发生档案丢失或涂改情形的,应由责任人本人承担,具体责任的承担方式由学院工组根据学校有关规定研究决定;情节严重的,交由院办公会议讨论决定。

第十条    因为毕业生本人提供档案转寄地址错误,导致档案接收单位不予接收或导致档案丢失的,拒绝或拖延登记档案转寄地址的,导致档案不能及时转出的,由本人承担后果。

第六章 附则

第十一条    本办法由信息科学技术学院学生工作办公室负责解释。

第十二条    本办法自2007年 4 月 1 日起施行。

信息科学技术学院学生工作办公室

2007年3月7日